Akdeniz Faktoring Anonim Şirketi

Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası

1. Amaç

İşbu Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası’nın (“Politika”) temel amacı, Akdeniz Faktoring A.Ş. (“Akdeniz Faktoring”) bünyesinde yürütülen tüm faaliyetlerde rüşvet ve yolsuzluğun önlenmesine yönelik esasların belirlenmesi ve bu doğrultuda etik değerlere bağlı, şeffaf ve ilgili mevzuata tam uyumlu bir çalışma düzeninin tesis edilmesidir.

2. Kapsam

İşbu Politika; Akdeniz Faktoring’in yönetim kurulu üyeleri ile tüm çalışanlarını kapsamakta olup bununla sınırlı olmaksızın müşteriler, tedarikçiler, iş ortakları, yükleniciler, alt işverenler, danışmanlar, avukatlar, bağımsız denetçiler ve diğer üçüncü taraflar ve bunların personelleri başta olmak üzere ilgili diğer taraflar bakımından uygulanır.

3. Tanımlar

İşbu Politika’da geçen;

“Rüşvet”, bir işlem veya ilişkide usulsüz bir fayda elde etmek amacıyla, bir kamu görevlisine (doğrudan veya göstereceği bir başka kişiye) veya herhangi bir üçüncü tarafa, görevi gereği bir işi yapması veya yapmaması için değerli herhangi bir şey vererek, teklif ederek veya vadederek menfaat sağlamak ve bu yolla karşı tarafı yolsuzluğa teşvik etmek anlamına gelir. Bu tanımda geçen “değerli herhangi bir şey” tanımına, aşağıdaki kapsamda yer verilen fakat bunlarla sınırlı olmayan nitelikteki para, hediye ve eğlence dâhildir:

• Tarafsızlığı, performansı ve karar verme yeteneğini kısmen veya tamamen etkileyen veya etkileyebilecek nitelikte olan,
• Kamuoyu tarafından öğrenilmesi halinde itibar riskine sebebiyet verebilecek,
• Yürürlükteki mevzuatın ihlaline neden olabilecek,
• Rüşvet suçunun işlendiği algısına neden olabilecek veya belirli bir görevi yerine getirmek için ayrıcalıklı bir muamele yapılmasına sebebiyet veren her türlü eylem.

“Yolsuzluk”, sahip olunan görev ve yetkilerin menfaate yönelik her türlü kazanç elde etmek için kötüye kullanılmasıdır.

“Bağış”, kamu yararına hizmet etmek ve sosyal bir hedefin gerçekleştirilmesine katkıda bulunmak için kişi ve kurumlara (dernek, birlik ve diğer kâr amacı gütmeyen kuruluşlar gibi); üniversitelere, okullara ve diğer özel veya resmi kuruluşlar ile organizasyonlara, herhangi bir karşılık beklemeksizin yapılan nakdi veya ayni (ürün veya hizmet sağlanması gibi) yardımları ifade eder.

“Devlet / Kamu Görevlisi” genel olarak aşağıdakileri içerir fakat bunlarla sınırlı değildir:

• Yerel veya yabancı bir ülkede herhangi bir kamu kuruluşunda veya kamu iktisadi teşebbüsünde çalışanlar,
• Yerel veya yabancı bir ülkede bulunan herhangi bir siyasi partinin çalışanları, tüm siyasi adaylar,
• Yerel veya yabancı ülkede, herhangi bir yasama, yürütme veya yargı organında görevi bulunan kişiler,
• Ulusal, uluslararası veya uluslarüstü mahkemelerde ya da yabancı devlet mahkemelerinde görev yapan hâkimler, jüri üyeleri veya diğer yargı görevlileri,
• Ulusal, Uluslararası veya uluslarüstü parlamentolarda çalışan görevliler veya temsilciler,
• Bir hukuki uyuşmazlığın çözümü amacıyla başvurulan tahkim yargılamasında görevli vatandaş veya yabancı hakemler.

“İş Ortakları”, danışman, yüklenici, alt-yüklenici, tedarikçi, aracı, hizmet sağlayıcı, temsilci, acente ve benzer görevleri veya fonksiyonları yerine getirenleri içerir ancak bunlarla sınırlı olmayan kurumun iş ilişkisi kurduğu kişi veya kurumlardır.

“Yönetim Kurulu”, Akdeniz Faktoring A.Ş. Yönetim Kurulu’nu ifade eder.

“Disiplin Kurulu”, Akdeniz Faktoring A.Ş. Disiplin Kurulu’nu ifade eder.

4. Genel Prensipler ve Hedefler

• Akdeniz Faktoring, faaliyetlerini yürütürken her türlü rüşvet ve yolsuzluk uygulamasına karşı sıfır tolerans ilkesini benimser. Bu kapsamda, yürürlükteki tüm ulusal ve uluslararası mevzuata, ilgili düzenleyici otoritelerin karar ve rehberlerine ve etik iş yapma standartlarına tam uyum sağlanması esastır.
• Akdeniz Faktoring’in temel prensipleri; şeffaflık, hesap verebilirlik, dürüstlük ve adil rekabet ilkeleri çerçevesinde iş süreçlerinin yürütülmesidir. Hiçbir çalışan, yönetici, iş ortağı veya Akdeniz Faktoring adına hareket eden üçüncü kişi, doğrudan veya dolaylı olarak rüşvet teklif edemez, veremez, talep edemez veya kabul edemez.
• Bu Politika’nın temel hedefleri; rüşvet ve yolsuzluk risklerinin önlenmesi, tespit edilmesi ve etkin şekilde yönetilmesi için kurumsal bir kontrol ve uyum çerçevesi oluşturulması; karar alma süreçlerinde çıkar çatışmalarının önlenmesi, iş ilişkilerinde etik standartların korunması ve Akdeniz Faktoring itibarının sürdürülebilir şekilde güçlendirilmesidir.
• Akdeniz Faktoring, risk temelli bir yaklaşım benimseyerek, rüşvet ve yolsuzlukla mücadele alanında düzenli eğitimler, iç kontrol mekanizmaları ve izleme faaliyetleri aracılığıyla sürekli iyileştirmeyi hedefler. Bu kapsamda tüm çalışanlar ve ilgili üçüncü tarafların politikaya uyumu zorunludur.

5. Görev ve Sorumluluklar

• İşbu Politika’nın oluşturulması, uygulanması, etkinliğinin sağlanması ve gerektiğinde güncellenmesinden Yönetim Kurulu sorumludur. Yönetim Kurulu, politikanın kurumsal düzeyde benimsenmesini teminen gerekli organizasyonel yapıyı kurar, kaynak tahsisini sağlar ve üst gözetim fonksiyonunu yerine getirir.
• Politika kapsamındaki ihlallerin değerlendirilmesi ve çalışanlara uygulanacak disiplin süreçlerinin yürütülmesi, Yönetim Kurulu tarafından yetkilendirilen Disiplin Kurulu’nun sorumluluğundadır. Disiplin Kurulu, kendisine intikal eden vakaları inceleyerek, ilgili mevzuat, iç düzenlemeler ve etik kurallar çerçevesinde gerekli değerlendirmeleri yapar ve sonuçlandırır.
• Akdeniz Faktoring çalışanları, rüşvet ve yolsuzluk şüphesi taşıyan, etik dışı nitelikte olabilecek veya tereddüt yaratan tüm durumları bildirmekle yükümlüdür. Bu bildirimler, Akdeniz Faktoring şikâyet/bildirim formları aracılığıyla, [●] e-posta adresi üzerinden veya Akdeniz Faktoring internet sitesinde yer alan iletişim kanalları üzerinden anonim olarak yapılabilir. Çalışanlar tarafından iletilen bildirimler, mahremiyet ve gizlilik ilkeleri çerçevesinde doğrudan ilgili birime yönlendirilir.
• Tüm inceleme süreçlerinde, bildirimde bulunan kişinin kimliği ve bildirimin içeriği gizli tutulur; misillemeye karşı koruma esastır. İnceleme sonucunda gerekli görülmesi halinde, bildirim sahibine uygun geri bildirim sağlanabilir.

6. Müşteriler, Tedarikçiler ve İş Ortakları

• Bu Politika, Akdeniz Faktoring ile iş ilişkisi içerisinde bulunan tüm müşteriler, tedarikçiler, iş ortakları, bayiler, acenteler, yükleniciler ve benzeri üçüncü taraflar açısından da bağlayıcıdır. Tüm üçüncü taraflardan, yürürlükteki mevzuata ve işbu Politika’ya uygun hareket etmeleri beklenir ve bu uyum iş ilişkisinin devamı için temel koşuldur.
• Tedarikçi ve iş ortaklarıyla çalışan veya bu ilişkileri yöneten tüm çalışanlar, bu Politika hükümlerini bilmek, uygulamak ve ilgili üçüncü taraflara gerekli bilgilendirmeyi yapmakla sorumludur. Müşteri, tedarikçi ve iş ortakları; işe başlamadan önce risk bazlı değerlendirmeye tabi tutulur; rüşvet ve yolsuzluk riski bulunan, olumsuz referansa sahip veya etik dışı faaliyetleri tespit edilen firmalarla iş ilişkisi kurulmaz.
• Üçüncü taraflarla yapılan sözleşmelerde, rüşvet ve yolsuzlukla mücadele hükümlerine açıkça yer verilir ve uyumsuzluk halinde sözleşmenin feshi dahil olmak üzere gerekli yaptırımlar uygulanabilir.

7. Risk Alanları

Rüşvet ve yolsuzluk risklerinin ortaya çıkabileceği başlıca alanları aşağıda belirlemiştir. Bu alanlar, faaliyetlerin niteliği gereği daha yüksek risk barındıran süreçler olup özel dikkat ve kontrol mekanizmalarına tabidir:

• Hediye alma, davet ve bağış süreçleri: Müşteri, tedarikçi, kamu görevlileri ve iş ortakları ile ilişkilerde hediye, davet veya bağış adı altında çıkar sağlanması veya çıkar çatışması yaratabilecek uygulamalar.
• Kolaylaştırıcı ödemeler: Herhangi bir resmi işlemin hızlandırılması veya güvence altına alınması amacıyla yapılan, mevzuata aykırı nitelikteki ödemeler veya menfaat transferleri.
• Tedarikçi firmalar ve iş ortakları ile ilişkiler: Satın alma, ihale, sözleşme yönetimi, performans değerlendirme ve ödeme süreçlerinde üçüncü taraflarla kurulan ilişkilerde çıkar sağlama riski.
• Temsil ve ağırlama faaliyetleri: Yemek, seyahat, konaklama, etkinlik ve benzeri ağırlama faaliyetlerinin iş kararlarını etkilemeye yönelik olarak kullanılması riski.
• Sponsorluk ve kurumsal destek süreçleri: Sponsorluk ve bağışların, dolaylı şekilde menfaat temin etmek veya ticari avantaj sağlamak amacıyla kullanılma riski.
• Siyasi faaliyetler: Siyasi kişi, kurum veya kampanyalarla ilişkilerde şirket kaynaklarının doğrudan veya dolaylı şekilde kullanılması veya kurumsal pozisyonun siyasi amaçlarla istismar edilmesi riski.
• Muhasebe kayıtları ve raporlama doğruluğu: Her türlü ödeme, harcama ve işlemin eksik, yanıltıcı veya gerçeğe aykırı şekilde kaydedilmesi suretiyle rüşvet veya uygunsuz işlemlerin gizlenmesi riski.

Bu alanlarda gerçekleştirilen tüm işlemlerde şeffaflık, izlenebilirlik ve iç kontrol mekanizmalarına uyum esastır. Çalışanlar, şüpheli veya tereddüt içeren durumları gecikmeksizin ilgili iç birimlere bildirmekle yükümlüdür.

8. Kayıt Tutma ve Doğruluk

Akdeniz Faktoring, tüm muhasebe işlemleri, finansal kayıtlar, hesaplar, faturalar ve ilgili belgeleri yürürlükteki mevzuata ve genel kabul görmüş muhasebe ilkelerine uygun olarak eksiksiz, doğru, şeffaf ve zamanında kayda alır ve muhafaza eder. Herhangi bir işleme ilişkin kayıtlar üzerinde gerçeği yansıtmayan değişiklik, tahrifat veya yanıltıcı düzenleme yapılmasına izin verilmez. Bu kapsamda Akdeniz Faktoring;

• Tüm işlemlerin doğru şekilde kaydedilmesini ve kayıt dışı işlemlerin önlenmesini sağlayacak etkin iç kontrol sistemleri kurar ve sürdürür.
• Muhasebe ve finansal kayıt süreçlerinin yalnızca yetkilendirilmiş kişiler tarafından ve usulüne uygun şekilde yürütülmesini temin eder.
• Finansal tabloların ve raporlamaların genel kabul görmüş muhasebe standartlarına uygun olarak hazırlanmasını sağlar.
• Tüm raporlamalarda bilgi bütünlüğünü korur ve gerçeği saptırabilecek herhangi bir uygulamaya izin vermez.
• Tüm çalışanlar, kendi sorumluluk alanlarına giren kayıtların doğruluğundan ve zamanında tutulmasından sorumludur.

9. Eğitim ve Farkındalık

Akdeniz Faktoring, rüşvet ve yolsuzlukla mücadele kültürünün kurumsal düzeyde yerleşmesi amacıyla düzenli eğitim ve farkındalık faaliyetleri yürütür. Bu kapsamda çalışanların görev ve sorumluluklarını etkin şekilde yerine getirebilmeleri için gerekli bilgi ve yetkinliğe sahip olmaları sağlanır. Bu doğrultuda Akdeniz Faktoring;

• Çalışanlara işe girişte ve belirli periyotlarla rüşvet ve yolsuzlukla mücadele kapsamında eğitimler verir.
• Yüksek riskli pozisyonlarda görev yapan çalışanlar için ilave ve özel içerikli eğitim programları uygular.
• Güncel mevzuat değişiklikleri ve iç politika güncellemeleri hakkında çalışanları düzenli olarak bilgilendirir.
• Etik ilke ve kuralların kurum genelinde anlaşılmasını ve içselleştirilmesini sağlamak amacıyla farkındalık çalışmaları yürütür.

Tüm çalışanların bu eğitim programlarına katılımı zorunlu olup, çalışanların politika hükümlerini bilmesi, anlaması ve uygulaması temel sorumlulukları arasındadır.

10. İhlal Bildirimi ve Yönetimi

• Akdeniz Faktoring, işbu Politika’ya ilişkin her türlü ihlal şüphesi, tespit edilen uygunsuzluk veya kontrol zafiyetinin etkin şekilde yönetilmesini sağlamak amacıyla organizasyonel, operasyonel ve teknik mekanizmalar tesis eder. Bu kapsamda; ihlallerin önlenmesi, erken tespiti, değerlendirilmesi, müdahalesi ve gerekli iyileştirme aksiyonlarının alınmasını içeren bütüncül bir ihlal yönetim yaklaşımı benimsenir.
• Tüm çalışanlar, işbu Politika’ya aykırılık teşkil edebilecek herhangi bir durumu, şüpheli işlemi veya etik ihlali gecikmeksizin bildirmekle yükümlüdür. Bu bildirimler, Akdeniz Faktoring şikâyet/bildirim formları aracılığıyla, [●] e-posta adresi üzerinden veya Akdeniz Faktoring internet sitesinde yer alan iletişim kanalları üzerinden anonim olarak yapılabilir. Bildirilen hususlar derhal kayıt altına alınır ve yetkili iç birimlere iletilerek ilk değerlendirme süreci başlatılır.
• Olaylar; ihlalin niteliği, taraf sayısı, kurumsal itibar ve olası cezai/idari yaptırımlar üzerindeki etkisi dikkate alınarak detaylı inceleme ve soruşturma süreci başlatılır. Tespit edilen ihlallere ilişkin olarak gerekli düzeltici, önleyici ve sonlandırıcı aksiyonlar ilgili birimler tarafından gecikmeksizin uygulanır. Süreç kapsamında; ilgili çalışanların geçici olarak süreçten çekilmesi, işlemlerin durdurulması veya ek kontrol mekanizmalarının devreye alınması gibi tedbirler alınabilir.
• Tüm ihlal bildirimleri gizlilik esasına uygun şekilde ele alınır. Bildirimde bulunan çalışanların kimlik bilgileri korunur ve herhangi bir misilleme veya olumsuz uygulamaya maruz kalmamaları için gerekli koruyucu önlemler alınır.

11. Yaptırımlar

İşbu Politika’ya aykırı davranışlar disiplin suçu teşkil eder ve ihlalin niteliğine göre kademeli yaptırımlara tabidir. Bu kapsamda;

• Politika hükümlerine aykırı her türlü eylem, işlem veya ihmal durumunda ilgili çalışan hakkında disiplin soruşturması başlatılır.
• İhlalin ağırlığına göre uyarı, kınama, ücret kesintisi, görev yeri değişikliği veya iş sözleşmesinin feshi dahil olmak üzere disiplin cezaları uygulanabilir.
• Rüşvet veya yolsuzluk teşkil edebilecek fiillerin tespiti halinde, şirket içi yaptırımlara ek olarak ilgili fiil yetkili adli ve/veya idari mercilere bildirilir.
• Üçüncü tarafların (tedarikçi, iş ortağı vb.) politikaya aykırı davranışlarının tespiti halinde, sözleşmenin feshi dahil olmak üzere gerekli tüm hukuki ve ticari yaptırımlar uygulanır.

Şirket, ihlallerin ciddiyetine bağlı olarak doğabilecek her türlü zarar ve kaybın tazmini için ayrıca yasal yollara başvurma hakkını saklı tutar.

12. Uygulama Esasları

• İşbu Politika, rüşvet ve yolsuzluklara mücadeleye ilişkin temel ilke, sorumluluk ve yükümlülükleri genel çerçevede tanımlar. Politika’nın uygulanmasına ilişkin süreçlerin etkin ve sürdürülebilir şekilde işletilebilmesi amacıyla gerekli tüm detaylı düzenlemelerin yapılması, Politika’da belirtilen esasların somut biçimde hayata geçirilmesini sağlayacak prosedürlerin, talimatların, uygulama esaslarının ve alt politikaların hazırlanması, yürürlüğe konulması ve güncellenmesi Yönetim Kurulu’nun yetkisindedir. Yönetim kurulu bu yetkisini, gerektiğinde ilgili departmanlara devredebilir; ancak onay ve yürürlüğe alma yetkisi kendisinde saklıdır.
• Politikada yapılan güncellemeler, Akdeniz Faktoring’in kurumsal internet sitesinde (www.akdenizfaktoring.com.tr/tr) yayımlanmak suretiyle yürürlüğe girer. Politika’nın yayımlandığı tarih, yürürlük tarihi olarak kabul edilir. Politika’nın yayımlanması ile birlikte; tüm çalışanlar, danışmanlar, dış kaynak personeli ve ilgili üçüncü taraflar değişiklikten haberdar edilmiş sayılır. Politika’nın şirket içi erişime açık dijital sistemlerde yayımlanması ve gerektiğinde e-posta duyurusu ile desteklenmesi sağlanır. Güncel politika versiyonu, ilgili tüm paydaşlar tarafından talep edildiğinde erişilebilir durumda tutulur. Bu yöntemle yayımlanan tüm politika güncellemeleri, çalışanlar ve üçüncü taraflar açısından bağlayıcı kabul edilir.